メール

ルールを使用してメールをフィルタリングする
メールルールを使用して、特定の条件に該当する新規受信メッセージを移動、転送、または削除することができます。例えば、特定の送信者からのメッセージや特定の件名を含むメッセージをチェックするルールを作成して、指定のフォルダにメッセージを移動する、メッセージのコピーを他のユーザーに送信する、受信ボックスで表示する前に不要なメッセージを削除するなどの処理を自動的に実行できます。

親トピック: メールの詳細トピック

ルールを作成するには

手順

1. メールのナビゲーションペインで、[ツール] の横のプラス記号 (+) をクリックして、[ルール] をクリックします。

2. [新規ルール] をクリックします。

3. [条件の指定] で、メッセージ内の検索対象箇所 ([送信者が] または[件名が] など) を選択し、状態 ([次を含む時] や [次と一致する時]) などを選択して、特定の個人の名前や特定の語句などの検索条件を入力します。 入力する条件には引用符を使用しないでください。


4. [追加] をクリックします。

5. 次のいずれかの操作を実行します。


6. [アクションの指定] でアクションを選択し、必要に応じてアクションの詳細 (宛先フォルダなど) を指定します。
7. [アクションの追加] をクリックします。

8. 次のいずれかの操作を実行します。


9. [OK] をクリックします。 ルールは、デフォルトで有効 (オン) になります。

1 つの E メールに複数のルールを適用する場合

ルールは、[ツール] -> [ルール] でルールをリストした順序で処理されます。1 つのメッセージに複数のルールを適用する場合は、そのメッセージに対してルールが順番に適用されます。リストした複数のルールのうちの 1 つだけを適用したい場合は、[処理を中止] を使用して、最初のルールの適用後に処理を停止します。

手順

1. ルールを選択して [編集] をクリックします。

2. [アクションの指定] で、[処理を中止] を選択し、[アクションの追加] をクリックします。

3. [OK] をクリックします。

4. ルールの順序を変更する必要がある場合は、[上へ移動] ボタン [上へ移動] ボタン をクリックします。

例

例えば、次のようなルールを定義できます。

件名が次を含むとき「Marketing」、次のフォルダに移動「Marketing Information」、かつ「ルールの処理を中止」

件名が次を含むとき「Sales」、次のフォルダに移動「Sales Information」

この例では、メッセージの件名に「Marketing and Sales」という語句が含まれていると、そのメッセージは、[Marketing Information] フォルダに移動し、すべてのルールの処理が停止します。 [処理を中止] アクションが指定されていないと、そのメッセージはまず [Marketing Information] フォルダに移動した後、2 つ目のルールが実行されて [Sales Information] フォルダに移動します。

ルールを編集または削除するには

手順

1. メールのナビゲーションペインで、[ツール] の横のプラス記号 (+) をクリックして、[ルール] をクリックします。

2. ルールのリストの上にあるアクションバーを使用して、ルールを編集または削除します。